Näin järjestät tapahtuman turvallisesti Helsinki Design Weekillä

Lisätietoja tapahtuman järjestämisestä löydät myös Helsingin kaupungin sivuilta. Nämä ohjeet on laadittu kaupungin ohjeiden perusteella.

Yleisötilaisuuteen, yleiseen kokoontumiseen tai julkiseen tilaan ei saa tulla oireisena. Vastuu terveydentilasta kuuluu tapahtuman osallistujalle. Tapahtumajärjestäjän on hyvä muistuttaa osallistujia asiasta mahdollisimman monen kanavan kautta ennen tapahtumaa ja tapahtuman aikana (nettisivut, sosiaalinen media, mahdollisen lipunoston yhteydessä, tapahtumaan saavuttaessa).

Tarpeettomia fyysisiä kontakteja tulee välttää

Koronavirus tarttuu ensisijaisesti pisaratartuntana. Lähikontaktien välttämiseksi on hyvä varmistaa mahdollisuus ylläpitää turvavälejä. Henkilömäärä kannattaa rajata siten, että henkilöiden väliin jää vähintään 1–2 m.

Turvavälejä voi hallita tilassa esimerkiksi käyttäen sermejä tai pleksejä pöytien välissä. Lisäksi koulutetut järjestyksenvalvojat ja muu tapahtumahenkilökunta valvovat turvavälejä tarpeen mukaan. Työntekijöiden koulutukseen ja riittävään määrään kannattaa panostaa erityisesti poikkeustilan vuoksi.

Tilanteissa, joissa saattaa syntyä jonoja ihmisiä tulee muistuttaa ja auttaa turvavälien pitämisessä. Tapahtuma kannattaa aikatauluttaa niin, että sisääntulossa tai tapahtumasta poistuttaessa ei synny ruuhkia, sisäänkäyntejä ja poistumisreittejä järjestetään mahdollisimman paljon ja niihin varataan riittävästi tilaa. Ruoka-, juoma-, ja wc-jonotukset järjestetään niin, että niissä noudatetaan turvavälejä.

Myynti

Suositellaan, että tapahtuman ruokamyyntituotteet ovat valmiiksi pakattuja ja helposti myytäviä takeaway-tuotteita. Mikäli halutaan myydä pakkaamattomia ruokatuotteita esim. ruokakärreistä, niiden tulee olla valmiiksi tehtyjä ja yhdelle ihmiselle valmistettuja.

Maksaminen

Vältetään mahdollisuuksien mukaan käteisen rahan käyttöä. Jos tilaisuudessa on paikan päällä maksamista, on suositeltavaa, että vieraat käyttävät maksutapoina korttimaksua ja lähimaksua, mobiilimaksamista ym. kontaktittomia maksutapoja. Maksupäätteitä puhdistetaan ja desinfioidaan tehostetusti.

Hyvä käsi- ja yskimishygienia estää tartuntoja.

Sisäänkäyntien ja poistumisreittien yhteyteen lisätään käsidesipisteitä, alueelle järjestetään mahdollisuuksien mukaan käsipesupisteitä, jotka on varustettu kertakäyttöisillä paperisilla käsipyyhkeillä.

Siivous

Koronavirus tarttuu ensisijaisesti pisaratartuntana, kun sairastunut yskii tai aivastaa. On mahdollista, että virus tarttuu myös kosketuksen kautta. Koronavirukset eivät säily pitkiä aikoja ilmassa tai pinnoilla. Siivouksessa käytetään heikosti emäksistä yleispuhdistusainetta ja saniteettitiloissa siivousta voi tehostaa käyttämällä desinfiointiainetta. Siivouksessa tulee kiinnittää erityishuomiota kosketuspintoihin, kuten ovenkahvat, erilaisten tasojen pinnat, valokatkaisijat ja hanat.

Tapahtumassa tulee välttää yhteisten tietokoneiden tai päätteiden käyttöä.

Tartunnat ja altistuminen

Jos yleisötilaisuudessa tai yleisessä kokoontumisessa todetaan koronavirustartunta. Tartuntaketjujen selvitystyö kuuluu kunnan tai sairaanhoitopiirin tartuntataudeista vastaaville lääkäreille. Helsingin kaupungin epidemiologisen toiminnan sähköpostiosoite on tartuntataudit@hel.fi. Kerrothan altistuksesta myös meille communications@helsinkidesignweek.com.

Jos tilaisuuteen osallistuneella todetaan koronavirustartunta:

  •   Helsingin kaupungin Epidemiologinen toiminta vastaa tartunnanjäljityksestä.
  •   Selvitetään, onko tapahtunut altistumisia (esim. lipunostajien tiedoista tai muuten kerätyistä nimistä ja yhteystiedoista (perustuu vapaaehtoisuuteen ja GDPR:n )
  •   Kunnan tai sairaanhoitopiirin tartuntataudeista vastaava lääkäri voi asettaa altistuneet tartuntatautilain mukaisesti karanteeniin 14 vuorokaudeksi.

Yleisötilaisuuksien ja yleisten kokoontumisten henkilömääriä rajoittamalla ja eri ryhmien sekoittumista välttämällä voidaan vähentää altistuneiden määrää, mikäli henkilöiden joukossa todettaisiin koronavirustartunta.

Viestintä

Viestintään tulisi kiinnittää erityishuomiota, jotta tapahtumaan osallistujat tuntisivat olonsa turvalliseksi. Mahdollisimman monissa viestintäkanavissa viestiminen ennen, tapahtuman aikana ja sen jälkeen. Lisäksi on hyvä laatia tai käyttää olemassa olevia Q&A listoja yleisemmin kysytyistä kysymyksistä.

Tapahtuman peruminen

Jos joudut jostain syystä peruuttamaan tapahtumasi, päivitäthän tiedon Helsinki Design Weekin nettisivuille. Kirjoita tapahtumasi suomenkielisen nimen eteen PERUTTU ja englanninkielisen CANCELLED. Esim. “PERUTTU Näyttely showroomilla”. Muista päivittää tieto myös sosiaaliseen mediaan, mahdolliseen FB-tapahtumaan ja omille sivuillesi. Jos olet sopinut HDW:n kanssa sosiaalisen median päivityksistä, huolehdithan, että niissä julkaistaan päivitetty tieto.

Lähetäthän tiedon peruutuksesta myös meille, niin osaamme päivittää tiedon muihin viestintäkanaviimme communications@helsinkidesignweek.com.

Tilaa Helsinki Design Weekly sähköpostiisi.

Helsinki Design Weekly -verkkojulkaisu esittelee muotoilukentän ajankohtaisia ilmiöitä eturivin kirjoittajien voimin ja herättää keskustelua alan tulevaisuudesta..